Frases feitas como “tempo é dinheiro” ou “dinheiro não aceita desaforo” realmente são muito batidas. Fique tranquilo, não vou abordá-los com mais uma, mas vou destacar o valor que uma estrutura organizada representa para um negócio, seja ele grande ou pequeno.

O fato é que com o tempo acumulamos muita informação, informação suficiente para contribuições significativas, em termos de amadurecimento do negócio e otimização do trabalho. Mas caso esse conteúdo valioso não esteja bem organizado, pouco podemos fazer.

Disciplina e boa gestão podem ajudar.

Implementar uma estrutura de arquivo para os documentos e conteúdos, físicos e eletrônicos, organizados por negócios, transações, projetos, ou informações de atualização e cunho estratégico na linha do tempo (incluindo correspondências em meio eletrônico). Faça com que a sua equipe incorpore a cultura para a preservação deste material;

Sem engessar o dia a dia, e sem esmagar a empresa com procedimentos sem fim, estabeleça padrões para a confecção de documentos, de propostas a contratos e outros conteúdos produzidos;

Aponte um colaborador desses procedimentos e de sua organização;

Estabeleça critérios de acesso, de forma a não infringir cláusulas de sigilo ou permitir vazamentos de informações;

Diante da massa de arquivos estabeleça um filtro de necessidades para o acesso de sua equipe à esses documentos. Isso contribui para a disponibilização dos dados e sem acúmulos desnecessários de papeis por toda a mesa do escritório;

Estabeleça um processo interno para a alimentação das informações de conhecimento comum. Desta forma todos os colaboradores podem contribuir adicionando informações com critérios pré-estabelecidos, lembrando sempre do sigilo em lidar com as informações da empresa e de seus clientes.

Sempre que possível reorganize esses procedimentos de acordo com a necessidade que você ou sua equipe utilizam. Organize-se! Porque a vida segue.


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